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【通知】长春书院团委办公室工作章程

2018年04月12日 09:03  点击:[]

为完善长春书院团学工作机制,提高团学工作效率,更好地进行长春书院学生工作。现制定长春书院团委办公室工作章程如下:

学时申报

.申报流程:

1.下载学时统计表(附件一)及学时申报表(附件二),并根据具体活动填写。

2.将活动的学时统计表与学时申报表发送至长春书院团委办公室官方邮箱,邮件主题统一命名为:部门+活动名称,长春书院团委办公室负责将学时进行汇总并定期上报给第二课堂。

二.申报学时相关表格的内容说明:

1.一个学时统计表工作簿中只能有一个工作表。

2.学时统计表名称如【课程名称】+活动时间+活动名称+参加学生年级。

3.学时申报表中的联系邮箱填长春书院团委办公室官方邮箱。

4.学时统计表中每人每次申请学时不得超过8个,超过则需提供相关证明

三.补录流程

1.下载学时统计表(附件一)及学时补录申报表(附件三),并根据具体活动填写。

2.将活动的学时统计表与学时补录申请表发送至长春书院团委办公室官方邮箱,邮件主题统一命名为:部门+活动名称,长春书院团委办公室负责将学时进行汇总并定期上报给第二课堂。

四.补录学时所需表格内容说明

1.一个学时统计表工作簿中只能有一个工作表。

2.补录学时统计表名称如【补录】+【课程名称】+活动时间+活动名称+参加学生年级。

3.补录学时申请表中的联系邮箱填长春书院团委办公室官方邮箱。

4.补录学时统计表中每人每次申请学时不得超过8个,超过则需提供相关证明

五.注意事项

1.请务必如实正确地填写统计表及申报表。如所收到的表格内容不属实或出现格式或信息有误的情况,长春书院团委办公室会将表格退回。

2.长春书院团委办公室每周三进行学时申报。每周二晚21:00-22:00对收到的学时表进行整理,周三进行申报,在周二晚21:30之后收到的学时表将推至下周三申报。每周长春书院团委办公室会及时把学时录入结果通过官方QQ及长春书院各大总群进行发布以供书院同学核对。

3.对录入结果有异议的同学可向长春书院团委办公室官方QQ进行咨询,工作人员会在情况核实后进行反馈。

4.每月最后一天,第二课堂工作人员会对本月学时录入情况进行汇总整理,并通过官方微信、官方QQ、QQ群等予以公示,长春书院团委办公室会及时把学时录入结果通过官方QQ及长春书院各大总群进行发布以供书院同学核对。

5.如有问题可向长春书院团委办公室官方QQ进行线上提问,如有紧急情况请联系长春书院团委办公室曹同学:18342783459。


财务报销

一.校区内消费报销须知:

校区内仅可在凌云图文和校园超市进行挂账,年底由书院统一进行报销。

二.校区外消费报销制度:

1.如果需要在校区外购买物品,需事先向团学指导教师丁俊莹申请,经允许后再进行购买,不承认先行垫付再向书院提出报销申请的情况。

2.向团学指导教师丁俊莹申请时,需提供购买物品的清单(清单格式与财务报表格式相同,见附件四),如需进行网购,请将相关链接与清单一并发送给教师丁俊莹。购买时需保留有大连理工大学抬头,税号为12100000422436090K的发票(样式见附件五)才可进行最终报销。

三. 财务报表

1.每月二十五日22:00前,团委学生会各个部门须将本部门本月的所有支出整理完毕,并汇总形成财物报表(附件四)发送至长春书院团委办公室官方邮箱,邮件主题格式为:年月+部门名称+财务报表。如果本月暂时没有财务支出,仍需发送邮件并将邮件主题命名为:年月+部门名称+无财务支出

2.若财务报表格式有误,长春书院团委办公室将进行退回处理;若某部门因未及时发送财务报表造成无法报销的情况,由该部门承担后果

四.注意事项:

如有问题可向长春书院团委办公室官方QQ进行线上提问,如有紧急情况请电话联系长春书院团委办公室李同学:18304289066。


物品借用

一.总则:

1.物品(包括长春书院团学仓库物品和B15二楼自习室投影设备)所有权归属于长春书院所有,长春书院团委办公室负责物品的日常管理。

2.物品借用需有正当理由,服务于公共活动,私人需求不予借用。

3.借用人有爱护被借用物品的义务,物品若有损坏或丢失,视情况进行赔偿。

4.借用人不得将物品直接转借予其他人或其他活动使用,若有其它借用需求,需另填借用表。

二.预约制度:

1.借用长春书院团委物品需提前预约,对未预约组织或个人工作人员有权不予借用。

2.借用方需提前2—3天通过长春书院团委办公室官方QQ进行借用预约,并说明借用物品的名称,数量,借用期限等信息,工作人员于每周一至周五21:00-22:00处理预约信息。

三.物品领用与归还:

1.借用人在约定时间前往长春书院团委仓库进行登记,在确认物品完好后领用所借物品,所借物品需在借用时间内归还,逾期工作人员会联系借用人,并视情况考虑下一次是否借用。

2.借用方须在与工作人员取得联系后,在约定时间、指定地点归还物品,物品不齐全时,工作人员有权不接受归还。

3. 借用物品丢失或损坏,将由物品借用人负责寻找或赔偿。

四.注意事项:

1. 特殊情况临时借用物品时,需说明原因,工作人员视情况决定是否借用物品,借用人需承担不能及时借出物品而造成活动推迟或延误等风险;因活动取消推迟等原因不需要借用物品时,须及时通知工作人员取消预约。

2.如有紧急情况请联系长春书院团委办公室李同学:18304289066



E02、E03活动室预约

长春书院团委学生会各部门如需借用E02、E03活动室,需由书院团委办公室向校区团委(社团联合会、艺术团)提出申请,具体流程如下:

一.借用部门需向长春书院团委办公室提供拟借用活动室名称、借用日期、起止时间、活动名称及活动介绍,用于长春书院团委办公室填写《E03活动室借用申请表》或《E02活动室借用申请表》;

二.借用部门务必提前一周,并且在周一/三/五通过长春书院团委办公室官方QQ进行预约,避免由于预约时间冲突或过晚而无法借用活动室的问题。

三.E02/E03活动室详情请查看链接http://pjxqtw.dlut.edu.cn/cdjy.htm

四.如有问题请联系长春书院团委办公室来同学:18304282342


展架借用申请

长春书院团委学生会各部门如需借用宣传展架,需由书院团委办公室向校区团委提出申请,具体流程如下:

一.借用部门需至少提前一周向长春书院团委办公室官方QQ提出预约,并提供以下信息:活动介绍 、使用日期 、拟借用宣传栏/展架编号等相关信息,用于长春书院团委办公室工作人员填写《校区团委宣传栏及展架借用申请表》。

二.长春书院团委办公室工作人员将于每周三/周五晚上18:00~20:30提交申请表。若借用的展架没有空档时间时,可由借用部门与其他部门或社团协商,调整借用日期。

三.展架详情请查看链接http://pjxqtw.dlut.edu.cn/info/1049/3787.htm

四.如有问题请联系长春书院团委办公室来同学:18304282342。


注:本工作章程最终解释权归长春书院团委办公室所有。

附:长春书院团委办公室官方QQ:3262900036,官方邮箱:3262900036@qq.com

长春书院团委办公室

2018年4月8日

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